Dane o produktach są przekazywane między dostawcami a sieciami najczęściej w postaci papierowych lub excelowych kart produktowych. Proces ten fachowo określa się terminem synchronizacji danych podstawowych. Główna trudność obecnego podejścia polega na tym, że jest to proces „jeden-do jednego”, tzn. od dostawcy jedna karta przekazywana jest do jednego odbiory czyli sieci detalicznej. Każda siec posiada własny wzór karty produktu i wymaga często dodatkowych informacji w odrębnych formatach. W efekcie dostawca musi przygotowywać informację o tym samym produkcie dla każdego odbiorcy osobno (patrz rys. 6.2.1). Dla dostawcy jest to kosztowne i nieefektywne oraz niejednokrotnie wymaga dodatkowego zatrudnienia. W wyniku tego odbiorca może otrzymywać informację z błędami.

Rys. Obecny model przygotowywania kart produktowych

Problem staje się jeszcze większy z powodu faktu, że wypełniona karta jest zwykle przekazywana przez dostawcę tylko raz, w momencie wprowadzania nowego produktu na rynek. Nierzadko zdarza się, że zmiany zachodzące w trakcie cyklu życia produktu nie są przekazywane do odbiorcy lub jest to robione pocztą elektroniczna i informacja gubi się w nawale bieżących spraw. To wszystko powoduje, że informacja  o towarze u odbiorcy staje się coraz bardziej przestarzała i niedokładna.

Może być to szczególnie uciążliwe w dużych firmach, w których procesy przebiegają przez wiele wewnętrznych wydziałów obsługiwanych przez różne systemy informatyczne. Wg przeprowadzonych badań w procesie tworzenia informacji produktowych bardzo często uczestniczą następujące działy: produkcji – który inicjuje proces tworzenia informacji, dział handlowy i dział marketingu, które te informacje obudowują o niezbędne dane i na końcu dział logistyki który niejednokrotnie weryfikuje wszelkie wymiary i ciężary poszczególnych opakowań.

Jak zatem widać zebranie wszystkich informacji jest trudne, a miejsc popełnienia potencjalnych błędów sporo. Bez względu na charakter niedokładności danych i konsekwencji, jakie wywołują, każda wymaga ręcznej interwencji, która powoduje opóźnienia w łańcuchu dostaw, podnosi koszty transakcji i tym samym zmniejsza szanse na rynku. Problemy z synchronizacją danych podstawowych zarówno u dostawcy jak i odbiorcy zestawiono poniżej.

Najczęstsze problemy dostawcy danych:

• Odszukanie niezbędnych informacji produktowych pochodzących ze wszystkich działów zaangażowanych w proces przygotowania danych produktowych,
• Konieczność skompletowania danych indywidualnie przygotowywanych pod konkretnego odbiorcę,
• Problemy z interpretacją niektórych pól w poszczególnych formularzach,
• Zindywidualizowane procedury przesyłu informacji o nowym produkcie do każdej sieci – dokładnie i na czas.

Najczęstsze problemy odbiorcy danych – sieć detaliczna:

• Nieczytelna informacja na faksie,
• Brak niektórych wymaganych danych,
• Dane o produkcie są nieprawidłowe, niedokładne lub przestarzałe,
• Kłopoty ze skanowaniem kodów kreskowych,
• Konieczność długiego oczekiwania na prawidłowe dane.

Czyli jak widać z przedstawionego przykładu wymiana informacji produktowych za pomocą kart excelowych jest mało efektywna.

Inną metodą jest wykorzystanie katalogów elektronicznych.  Są to zewnętrzne bazy danych, które umożliwiają gromadzenie i przesyłanie danych w ściśle określonym algorytmie.Jednym z pierwszych zastosowanych protokołów wymiany informacji jest PRICAT, który pierwotnie służył do wymiany informacji o cenie. PRICAT – Price Catalogue – Katalog Cenowy.

Specyficzny międzynarodowy format wymiany informacji w postaci plików spełniających określone zasady umożliwił płynny transfer danych pomiędzy dostawcami a odbiorcami.

W konsekwencji uczestnicy katalogów elektronicznych zgodzili się na wdrożenie wystandaryzowanego reżimu gromadzenia i transferu informacji produktowych. Dane zgromadzone w katalogu nie stanowią odwzorowania transakcji tak jak to się dzieje w przypadku systemów klasy EDI (Electronic Data Interchange), a stanowią jedynie źródło podstawowej informacji o wyrobach. Zatem katalogi elektroniczne są wzorcami informacji o produktach dla innych systemów np. ERP, EDI itp. Celem tego zabiegu jest uwspólnienie danych, co umożliwia kontrolowaną i prawidłową interpretację po stronach dawcy i biorcy danych.