Zasady jakie obowiązują w społeczności GDSN, istotnie wpływają na utrzymanie odpowiedniego reżimu technologicznego synchronizacji danych podstawowych.

• Głównym elementem sieci GDSN jest Globalny Rejestr (Global Registry). Znajdują się w nim identyfikatory wszystkich towarów z certyfikowanych baz danych. Rejestr ten porozumiewa się ze wszystkimi certyfikowanymi katalogami danych za pomocą standardowych komunikatów rejestracji i subskrypcji. Synchronizacja danych odbywa się bezpośrednio między skomunikowanymi katalogami bez udziału Rejestru.
• Każdy uczestnik wybiera  jeden katalog elektroniczny, który będzie stanowił punkt styku z innymi użytkownikami GDSN. Ta metoda dotyczy zarówno dostawców jak i odbiorców. To świadczy o pełnej transparentnej formie gromadzenia i przekazywania informacji. Nie ma żadnych baz pośrednich czy buforowych. Dla jednego podmiotu pozostaje wyłącznie wybrany katalog, który służy do gromadzenia najbardziej aktualnych informacji produktowych.
• Synchronizacja katalogów odbywa się na bieżąco na żądanie odbiorcy danych. Tym samym dane zawsze są aktualne, kompletne i pełne.
• Koszt uczestnictwa w katalogu uzależniony jest od modelu biznesowego konkretnego operatora, natomiast  wymiana danych pomiędzy katalogami zrzeszonymi w GDSN jest bezpłatna.
• Za jakość, kompletność i aktualność danych odpowiada wyłącznie dostawca, bowiem to na nim ciąży obowiązek informowania rynku o potencjalnych zmianach zachodzących w obrębie swoich GTIN-ów.
• Katalogi starają się nadążać nad zmieniającymi się wymogami prawnymi. Informacje o takich wymaganiach najczęściej spływają od lokalnych/ krajowych rad użytkowników (KRU), które postulują o wprowadzenie aktualizacji wybranych atrybutów.
• Kompetencje KRU dotyczą najczęściej wymogów prawnych danego kraju np. stawki VAT, krajowa klasyfikacja towarów itp.
• KRU może przekazać wniosek o zmianę/aktualizację do międzynarodowej rady użytkowników MRU, która z kolei obsługuje zmiany globalne np. dot. globalnej klasyfikacji prod. GPC (Global Product Classification) lub CN code - (Customs Tarrif Number) międzynarodowe kody celne obowiązujące we Wspólnocie Europejskiej.
• Jakiekolwiek zmiany realizowane są w kolejnych edycjach (release) zaplanowanych z góry na cały nadchodzący rok.

Standaryzacja typów danych i sposoby ich transferu są kluczowe w międzynarodowym – globalnym handlu. Bowiem to dzięki GDSN  europejscy odbiorcy (czytaj. niemieccy, francuscy, angielscy czy polscy detaliści) mogą odbierać dane produktowe nie tylko od lokalnych producentów, ale i od globalnych dostawców.

Katalogi komunikują się wykorzystując pliki automatycznie tworzone w języku maszynowym XML. Wzorzec słowników XML, do których odwołują się uczestnicy jest corocznie aktualizowany przez GDSN i jest dostępny w tzw. modelu BMS. (Więcej informacji technicznych można odszukać na aktualizowanych stronach GS1/GDSN)

Odbiorca danych / detalista może automatycznie sprawdzać swój katalog macierzysty, a w konsekwencji również GDSN w poszukiwaniu produktów spełniających określone cechy.

Można to zrobić za pomocą tzw. subskrypcji czyli odnawialnych zapytań o dane produktowe.

W zapytaniach tych najczęściej stosuje się następujące kombinacje:

• GTIN produktu plus Kod kraju rynku docelowego,
• GLN dostawcy plus Kod kraju rynku docelowego,
• GLN dostawcy plus GPC (Global Product Classification) – globalna klasyfikacja produktu.

Przykład:

Czyli przykładowo kupiec sieci handlowej specjalizujący się w jogurtach zdefiniuje swoje zapytanie używając następujących atrybutów:

• GLN producenta jogurtów: 590xxxx
• GPC jogurtów: 10000607 - Milk/ Butter/ Cream/ Yogurts/ Cheese/ Eggs/ Substitutes Variety Packs

Katalog przeprowadzi automatyczną weryfikację zapytania z wykorzystaniem choreografii GDSN i w odpowiedzi zwróci do kupca komplet danych o jogurtach producenta 590xxxx.

Jeśli odbiorca danych założył subskrypcję i jej nie odwołał, to w przypadku pojawienia się zmiany katalog GDSN automatycznie prześle odpowiednie aktualizacje. Dzięki temu odbiorca ma zawsze dostęp do najświeższych danych produktowych.