Rozwiązanie to oferuje zastąpienie dokumentów papierowych ich formą elektroniczną. Elektroniczna wymiana danych EDI (ang. Electronic Data Interchange) to nowoczesna, efektywna metoda przekazywania danych biznesowych pomiędzy systemem informatycznym przedsiębiorstwa i systemami dostawców oraz odbiorców, dokonywana w sposób automatyczny. Elektroniczna wymiana danych wykorzystuje standardy identyfikacji towarów, lokalizacji i danych logistycznych stosowane w systemie kodów kreskowych. Standard dokumentów elektronicznych (komunikatów EDI) systemu GS1 obejmuje wszystkie informacje stosowane w branży odzieżowej.

Możliwe jest dzięki temu powiązanie informacji przekazywanych w postaci kodów kreskowych na opakowaniach towarów z informacjami zawartymi w osobno przekazywanych dokumentach biznesowych. Stwarza to nową jakość w zarządzaniu procesami zamawiania materiałów, dystrybucji i sprzedaży towarów, przynosząc wymierne korzyści biznesowe z tej metody współpracy drogą elektroniczną.

Korzyści

Wdrożenie i prowadzenie współpracy biznesowej drogą elektronicznej wymiany danych pozwala osiągnąć wymierne efekty operacyjne i ekonomiczne. Należą do nich m.in.:

• eliminacja papierowych zamówień, faktur i innych dokumentów biznesowych. Oznacza to eliminację wszystkich kosztów związanych z tradycyjną wymianą informacji i danych biznesowych (koszty wydruku, sporządzenie kopii, koszt kopert i znaczków, opłaty telefoniczne/faksowe, koszty obsługi, kontroli oraz pomyłek)
• prowadzenie efektywnej, sprawnej współpracy z kontrahentami posiadającymi systemy IT o odmiennej technologii dzięki wykorzystaniu globalnego standardu dokumentów elektronicznych
• zwiększenie szybkości przekazu dokumentów, co przyspiesza obieg informacji i tym samym szybkość obsługi i realizacji operacji a także obrót finansowy
• eliminację błędów i niejednoznaczności w dokumentach biznesowych dzięki wykorzystaniu identyfikatorów systemu GS1 i powiązaniu danych z informacjami logistycznymi zawartymi na nośnikach kodów kreskowych (opakowaniach)
• niezawodność – unikanie błędów operatorskich przy wpisywaniu dokumentów do systemu - oszczędność pracy
• lepsze wykorzystanie potencjału pracowników przez eliminację nieefektywnych operacji ręcznego wprowadzania i przetwarzania danych

Przykład wdrożenia

Od kilku lat we Włoszech realizowany jest program rozwoju elektronicznej współpracy przedsiębiorstw branży odzieżowej (eBiz-TCF), oferujący kompletne modele kooperacji biznesowej wykorzystującej komunikaty elektroniczne dostosowane do wymagań tego sektora gospodarki.